在计算机全面普及和办公自动化、数字网络化、智能化的今天，政府采购档案也应向着高科技方向发展，实行电子档案管理，将档案管理工作引入到一个全新的领域。 

　　引入电子档案管理 

　　目前，我国的政府采购以集中采购为主要模式，采购工作量非常大，就省级集中采购机构来讲，一年需要采购几个亿、十几个亿甚至几百个亿的货物和服务，采购工作过程中形成了大量的文件资料、合同文本、履约要件以及声像、磁盘、磁带等开标现场资料，这些都需要及时完整地收集、整理和归档，形成政府采购档案，妥善保管和备查。 

　　在这情况下，如果遵循和沿用传统的方式、方法进行管理，无论是在保存空间、存储时间，还是保存的完整度等诸多方面，都是非常困难的。电子文件的高保真性和电子文件的易修改性是电子档案管理的优势所在。 

　　一是纸质文件复制或缩微品拷贝，都不可避免地出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题。而电子文件复制几乎不存在上述问题。二是电子文件在形成过程中或做其他处理时的突出优点是增删改方便，改后不留任何痕迹。 

　　因此，在计算机全面普及和办公自动化、数字网络化、智能化的今天，政府采购档案也应向着高科技方向发展，实行电子档案管理，将档案管理工作引入到一个全新的领域。 

　　正确利用电子手段 

　　归档时间要及时 利用电子文件非实体归档的特性，用计算机网络技术，很快地完成电子文件的收集积累、整理归档等任务。电子文件经过鉴定审核、检测和整理后，立即移交档案管理部门保存，对一些有特殊要求的归档电子文件，可自行确定移交时间。 

　　归档时资料要完整 电子文件的形成是采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始性辨别变得复杂而困难。因此，归档电子文件在移交档案管理部门时，除应对其鉴定审核和检测整理外，还应将其软硬件环境说明、原数据 、背景信息及相关参数、应用程序等一并归档，以确保归档电子文件的完整性、有效性及安全性。

　　保管方式要规范 档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储。归档电子文件一般不做加密处理，若非要进行加密处理，一定要将加密钥匙随同电子文件一并归档，移交档案管理部门保存。凡采用存储载体形式移交的，要一式两套，一套封存保管；另一套提供利用，必要时还可复制第三套异地保管。 

　　科学设定档案查询、利用的方式和手段 利用电子文件的可共享性的特点，运用计算机网络技术系统，方便快捷地同时提供给众多用户利用。只要符合一定条件，就能通过注册成为系统会员，利用远程登录等方式，经身份确认、查阅权限被获得许可后，就可以查询有关的电子档案信息，同时完成借阅、查阅等登记工作。 

　　规范电子档案管理 

　　电子文件要实行全过程管理 档案管理部门应和电子文件开发的责任者、参与者一起工作，从电子档案需要长期保存和可用可存取可理解角度，向他们讲清电子文件形成、收集积累、保存、维护等有关要求，求得他们理解，并且自觉地按照档案管理部门制定的有关电子文件法规和标准制作电子文件，保证所形成的电子文件是真实完整并能及时归档保存。 

　　注意电子文件及电子档案的安全 电子文件和电子档案的安全是一件非常重大而需要认真对待和研究解决的问题。它的安全与保密，在一定范围内要比纸质档案更加难以控制。因此，首先要视用户的情况而定，不能无原则地向所有用户提供全部的利用方法；其次是要依据电子档案的密级程度进行有效管理。三是利用现代通信传输设备，对内容信息进行加密处理，并对密码做定期或不定期的更换；四是要进行有效的跟踪监控，并自动进行相关记录；五是要根据系统具有的较强的容错性，增加防范由于错误操作所带来的损失。因此，电子文件及电子档案管理，需要配置读取及检验等设备，必须要有一定的经费投入。 

　　规范电子档案的管理方法 电子文件及电子档案管理，不能照搬纸质文件和纸质档案的管理方法，要建立一整套电子文件及电子档案管理方法、标准、技术和理论，当然，这是一个长期的艰巨任务。 

　　配置专业设备 计算机系统是电子档案不可分割的组成部分，管理电子档案离不开相应的计算机软硬件设备。因此，要根据保存的电子档案需要，配置计算机软硬件设备。如建立电子档案数据库，配置相应的数据库设备和数据库管理系统；建立电子档案及其相关信息的管理系统、计算机网络系统；建立温湿度、洁净度可按标准控制，并远离强磁场的电子档案存储载体的保存库等。 

　　注重培养电子档案管理的专业人才 电子文件及电子档案管理，实质上是一项系统技术工程，现有纸质文件和纸质档案管理人员的知识结构不符合管理电子文件及电子档案的要求，需要培养电子文件及电子档案管理的专业人才。
 


来源：政府采购信息网