招标机构使用OA（办公自动化）软件或招标业务管理系统，目的是为了实现招标业务信息化，意欲借助信息化提高工作效率、促进知识共享、降低运营成本等。但大量的实践证明，OA和招标业务管理系统存在较大差异。
    一、软件定位
    OA软件：将文书办公和计算机网络功能结合起来的一种文书办公类系统，应用场景多在公文审批流转、车辆管理等综合性事务管理上。
    招标业务管理系统：通过信息系统对招标业务进行管理，实现招标项目各阶段过程信息的前后贯通、操作流程的相对固化规范、招投标信息资源的共享，以加强业务管控、提升工作效率、实现知识共享、提高服务质量，属于项目管理类系统。
    二、系统功能
    OA软件一般提供适合所有综合管理业务所需要的通用功能，如公文管理、工作计划、工作会议、车辆管理、零星固定资产、办公用品、通用的表单制作和审批等管理，这些功能是适合所有业务类型的通用功能，不是专门针对招标业务管理而开发的。
    招标业务管理系统包含业务管理系统和运营管理系统两大部分，业务管理系统类似于生产性企业的ERP，即招标机构的招标任务委派、招标文件制作、发标、投标、开标、评标、异议、归档等业务节点管理，还应当含有价格库、专家库、文件库、投标人信息库、招标人信息库等各类信息资源库。运营管理应当包括模板管理、费用管理、审批管理、决策管理、知识管理、权限管理、基础管理等功能。招标业务是经济、技术、法律三方面的结合，专业性很强，业务数据之间有很强逻辑关联关系，具有典型的项目管理特性。
    由于招标业务复杂、专业性强，一般人难以在三年之内熟悉、掌握招投标业务。一般非专业软件公司的绝大部分软件设计、开发人员因对招投标业务不熟悉，更没通过招标师职业水平考试，故难以准确把握招标机构的需求，研发的系统自然满足不了招标机构的要求。
    三、设计思路
    OA软件一般以管理综合办公业务的思路进行设计和开发，有较好的表单（如招标立项表单）编制、流程审批的功能；以表单、节点为核心对招标项目全部的内容进行人为割裂，需要分节点打开各类表单才能知晓某一招标项目具体内容和进展，无法一站式看到具体招标项目的全貌，更无法进行统计分析并按项目进行全流程过程管控。
    招标业务是典型的项目管理业务，相应的系统应当以项目管理的思路进行设计和开发，可以一站式看到项目的进展情况、项目各节点内容和审批状况等。各类信息以格式化、数字化方式进行分类存储，这样就可以十分方便地对各类信息进行查询和统计分析。
    四、招标业务管理系统的优势
    1、流程相对固化、前后制约。国家法律、法规、规章对招投标业务操作程序和实体内容做出了明确的规定，因此招投标业务流程是相对固化的。招标业务管理系统可实现对招标流程的相对固化、前后道工序的相互制约：前面的工序没完成，后面的工作就不能跳着做。对业务节点和业务表单也可做到相对固化，具体表单内容也可相对固化配置。而OA软件设计的流程是人为切割的，系统设计的前后道工序不能相互牵制，系统中的后道工序可以跳过前道工序进行“抢跑”。各类表单及其内容一般由业务人员自行编制，难以统一。
    2、招标业务相关信息前后贯通。由于系统对招标业务流程和内容可以相对固化，因此系统中留下的前道工序的业务数据可以自动提供给后道工序使用，无需人工重复录入，实现信息的共享和数据的自动统计汇总。而普通OA软件仅是一个按业务节点进行信息编辑、提交、审批、储存的工具，各业务表单之间的信息是割裂的，前后数据没有内在的逻辑关系，故无法实现各类数据的逻辑分析，也无法实现真正意义上的资源共享。
    3、能获取项目的全景信息。招标项目业务复杂、流程长、节点多，以项目管理理念为核心思想进行设计开发的招标业务管理系统，能够提纲挈领地一揽子每个招标项目的全景信息、进展情况以及下一步的操作提示等。以独立表单为基础的OA软件则无法获取招标项目信息全貌。如使用OA软件进行招标业务管理，则需要众多业务节点作为系统操作的不同入口，操作起来繁琐复杂，业务员会抵触使用系统，管理层也很难查看到项目的各阶段进展情况、进展状态等各类信息。这一点，恰恰是众多招标机构误把OA作为招标业务信息化管理工具的深刻教训。
    4、可为后期延伸扩展招投标在线交易提供基础。随着互联网、电子商务的快速发展，电子招投标是必然的发展方向。电子招投标系统需要招标人、招标代理机构、投标人、评委等各方在线互动参与。由于招标业务管理系统是针对于招标业务管控的特点设计的，在此基础上可延伸开发或对接成熟的招标投标在线交易软件。
    一些起家于OA或工作流技术的软件厂商，将OA或工作流技术生搬硬套到招标业务管理上，开发出貌似能实现招标业务管理的信息化产品，实际上却体现不了招标业务项目管理的固有特点，无法实现招标项目的业务管理和经营管理，更无法满足招投标在线交易的需求，即无法扩展升级为电子招标投标系统。




    来源：《招标采购管理》    作者：郝景鹏    上海汇招信息技术有限公司（易招标）