为破解合同备案工作中的新情况与新问题，文章通过介绍政府采购合同备案的重要意义，从“由谁备”“备哪些”“备什么”“怎么备”等方面详细介绍了合同备案的主要内容，并针对当前存在的问题，有针对性地提出了加强合同备案管理的意见建议，以期为采购单位和监管部门等提供参考，促进政府采购活动效能提高和营商环境持续提升。

政府采购合同备案是政府采购活动中的重要环节，是强化采购人主体责任、加快资金支付进度、提高政府采购效率的重要抓手。近年来，相关单位按照《政府采购法》有关要求，规范单位采购活动，积极推进采购合同备案工作，规范性不断提升。但从实际情况来看，也存在部分单位重视程度不够、备案不及时、备案信息不完整等问题。当前，政府采购制度改革不断深化，“互联网+政府采购”应用持续推进，合同备案工作在政府采购管理中的重要作用更加凸显。如何加强政府采购合同备案管理，进一步创新政府采购合同应用，充分发挥政府采购在支持中小微企业发展方面的作用，是各单位面临的一个重大课题，需要认真研究。

一、政府采购合同备案的重要意义

（一）政府采购合同备案是政府采购法律法规明确的内容

《政府采购法》第四十七条规定，“政府采购项目的采购合同自签订之日起七个工作日内，采购人应当将合同副本报同级政府采购监督管理部门和有关部门备案。”对于采购人未按规定时间进行合同备案的，《政府采购法实施条例》第六十七条明确规定，“对于未按照规定时间将政府采购合同副本报本级人民财政部门和有关部门备案的”，“由财政部门责令限期改正，给予警告，对直接负责的主管人员和其他直接责任人依法给予处分，并予以通报”。因此，政府采购合同在签订完成后进行合同备案是采购人应该履行的法定职责，采购单位应当严格遵守和规范执行。

（二）政府采购合同备案是采购人主体责任履行的重要体现

各单位是政府采购活动执行的主体，负责政府采购预算执行，确定采购需求与付款条件，组织政府采购活动，签订政府采购合同，对政府采购合同备案信息的真实性负责。由于政府采购合同备案工作政策性强、时限要求紧、质量要求高，一方面采购人需要依法依规与供应商签订政府采购合同，并进行合同公示、合同备案、合同追加、合同备案变更等，对政府采购合同签订与执行等全过程负主体责任。另一方面采购人需要主动学习政府采购相关法律法规及政策，不断提高单位的专业化水平，确保采购合同备案工作落实好并执行到位。

（三）政府采购合同备案是规范政府采购活动的重要抓手

政府采购合同是政府采购预算与政府采购活动结果的具体体现，采购单位在政府采购活动结束后依据招标文件、采购需求、投标文件、约定的付款方式、评标报告等内容，在中标或成交通知书发出之日起三十日内与供应商签订政府采购合同，合同签订后应当及时备案。政府采购合同内容是否完整、合同备案是否及时，直接影响着政府采购项目以及后续资金支付等工作能否顺利进行。政府采购合同签订与备案的准确性、及时性是采购单位管理水平的具体体现，能有效检验采购单位的内控管理与政府采购活动的专业化水平。

（四）政府采购合同备案是财政部门监管的重要内容

政府采购监管部门依法依规对备案的合同文本进行检查，检查内容包括合同是否符合政府采购法律法规和政策要求、是否符合采购预算管理要求、合同主要内容及相关条款是否与招标采购文件要求一致、合同变更情况和备案合同与招标文件及评标报告等内容是否一致、是否按规定程序进行备案等情况，对存在违法违规行为的单位和个人进行监督检查，一经查实将按照《政府采购法》及其实施条例的规定进行严肃处理。

二、当前政府采购合同备案中存在的问题

（一）思想认识方面

部分单位对合同备案工作不够重视，没有充分认识到合同备案工作的重要性，在政府采购活动中重视采购活动程序，但是对中标或成交后的合同签订及备案环节不重视，存在备案不及时、备案信息不完整等情况。部分单位虽然对合同备案工作进行了部署与要求，但实际过程中并未严格执行，导致备案工作进展缓慢，及时性和规范性无法保证。

（二）备案规定方面

政府采购法律法规对采购人进行合同备案作出了要求，但在采购单位实际操作过程中，由于没有详细的规定，具体操作过程缺乏可参考的细则，对备案流程、备案内容以及备案变更流程等不清楚或不明晰。部分地区或单位虽然制定了备案的规定，但多为一些粗的规定和管理框架，可操作性不强，并且对单位内部合同备案工作的职责也没有明晰的界定，不能很好地指导实际操作。

（三）备案质量方面

部分单位在进行政府采购合同备案时随意性比较大，备案合同信息不完整，未按照合同约定的内容进行信息报备，提交的备案信息质量不高。如存在合同备案时的供应商名称与中标通知书上的名称不一致、未完整填写统一社会信用代码、备案信息不准确等情况。

（四）政策执行方面

按照政府采购法律法规相关规定，采购人应在签订政府采购合同后七个工作日内到本级人民政府财政部门备案，对政府采购合同实行“备案制”，旨在简化备案管理业务流程，提高政府采购合同备案率。但在实际执行过程中，影响政府采购合同备案效率的因素依然存在：从监管部门角度来说，部分地区未严格落实备案制有关要求，在合同备案过程中变相设置审批条件，导致备案流程复杂，审核链条时间长；从采购单位角度来说，政府采购管理工作有待加强，涉及合同备案工作的部门、环节、岗位职责不清，内部运转效率不高。

（五）技术支撑方面

部分地区采购单位在进行政府采购合同备案时仍需通过线下方式，合同签订完成后需要将纸质合同副本送交财政部门，合同备案效率不高。由于采用线下方式备案，政府采购合同相关信息汇总统计数量多、难度大，信息统计结果的准确性难以得到有效保障，同时纸质备案模式也给备案合同的查询与归档管理等带来了一定的挑战。各地区信息化发展不平衡，部分地区政府采购管理的基础薄弱，信息化发展水平落后，涉及合同备案业务无信息系统支撑或信息系统支撑能力不够，备案工作的及时性得不到有效保证。

三、政府采购合同备案的主要内容

政府采购合同一般包括项目名称、采购人与供应商名称、统一社会信用代码、地址、合同标的、数量、质量、付款方式、验收要求、违约责任、解决争议的方法等内容。政府采购合同备案有一定的程序和要求，在具体备案过程中，要重点把握四个方面。

（一）要清楚由谁备

采购人是政府采购合同备案的主体，无论是采购人直接与中标供应商签订的合同，还是委托代理机构签订的采购合同，都需要由采购人进行备案。因此，采购人要充分认识在合同备案中的主体责任，树牢“主人翁精神”，加大对本单位合同备案工作的安排部署，落实合同备案工作时限和质量要求，不断推进采购人主体责任的落实和政府采购效率的提升。

（二）要清楚备哪些

采购人依法实施政府采购活动签订的政府采购合同，都需要进行合同备案。从便于把握和执行层面来看，在本级政府采购监管部门进行政府采购实施计划备案的项目，采购合同签订后都要及时进行合同备案。具体合同金额未能确定的政府采购项目，应当备案相关的框架协议。属于《政府采购法》第八十五条规定的紧急采购和保密采购项目，以及集中采购目录以外、限额标准以下的项目，可以不进行合同备案。

（三）要清楚备什么

政府采购合同是明确采购人与供应商的权利、义务关系的法律文书，采购人和中标、成交供应商应当按照平等、自愿的原则依法签订采购合同。在实际采购合同签订过程中，招标文件、投标文件等都属于合同的一部分内容，因此在合同备案时，除了需要备案签订的采购合同，财政部门通常也会要求将招标采购文件、投标文件等一并提交备案。除此之外，与采购合同签订相关的中标或成交通知书、评标报告等也应作为合同备案的内容。采购监管部门可以根据本级监管的需要，确定采购单位合同备案的“清单”，以便采购人“心中有数”，做到“有的放矢”。对于合同备案后发生的合同变更行为，如供应商名称、供应商账号等信息变更以及补充合同签订时，都需要在原有合同备案的基础上及时对变更后的内容进行备案。

（四）要清楚怎么备

采购合同备案的时间要求是合同自签订之日起七个工作日，根据各地不同的管理规定和要求，合同备案可以分为线上和线下两种形式，即通过纸质备案和通过信息系统备案。随着政府采购领域信息化建设的不断发展，多地都开发建设了合同备案的信息系统，采购人将签订采购合同文本的电子文档上传至政府采购合同备案系统或者合同备案功能模块，填写合同内容、资金支付条件、供应商名称、账户、地址等必要的合同信息后，提交监管部门进行备案审核。对于集中采购目录内、采购限额标准以上的政府采购项目，采购人必须依法履行合同备案；对于采购限额标准以下的项目，即使已经在政府采购监管部门进行过采购实施计划备案，也应该进行合同备案；对于通过“网上商城”“电子卖场”等形式进行的零星采购，通过将采购合同模板化等技术手段实现自动备案。

合同备案及履约完成后，采购单位要及时组织验收或工程竣工结算，验收合格或竣工结算后，要按照合同约定办理资金支付，确保政府采购资金能够及时拨付给最终供应商。如果供应商为中小微企业，要简化审批环节，优化资金支付流程，做到随到随办，提高支付效率，提供更好的服务。

四、进一步加强政府采购合同备案管理的对策和建议

政府采购合同备案工作影响面广、关注度高，是各级采购监管部门和采购单位面临的一项管理难题，需要坚持目标导向和问题导向，制度与技术双轨并行，同步推进，一方面加大政策保障，另一方面加强措施举措，推进政府采购合同备案管理水平不断提升。

（一）提高思想认识

采购单位要高度重视，充分认识合同备案在整个政府采购活动中的重要作用，将合同备案作为加强单位政府采购管理及工作落实考评的重要内容，落实落细备案管理相关要求。由于备案工作对时效性要求特别高，各单位要主动履行合同备案主体责任，加强组织领导，建立健全内部控制机制，细化部门内部分工，保障合同备案工作顺利开展。财政部门要加强对采购人合同备案工作的培训和政策指导，不断提高采购单位合同备案业务能力与工作水平，满足合同备案工作的需要。

（二）细化制度规定

财政部门要结合本地实际，细化合同备案相关制度和规定，明确备案工作责任、办理渠道、办理时限、申请材料、工作流程、操作细则、意见反馈、强化应用等，规范采购单位合同备案行为，通过发布政府采购合同备案“办事指南”“一次办妥告知书”“流程图”等，确保备案各阶段、各环节、各流程有章可循和有据可依，为合同备案工作提供强有力的制度保障。

（三）强化服务保障

一方面，政府采购合同监管部门要不断强化服务意识，梳理现有规章制度，消除与备案制相冲突或不一致的做法，破解采购单位在政府采购合同备案中的堵点和难点，优化政府采购合同备案流程。不断优化和完善备案措施和手段，通过设置合同签订时间，根据法定备案时间要求提醒采购人及时进行合同备案，提升服务精细化水平。打通财政内部信息系统，将采购合同备案作为资金支付的必要条件，只有在完成合同备案并按照付款约定完成验收后，才能发起政府采购项目资金申请，有效提高备案的主动性和及时性。另一方面，发挥政府采购项目合同备案后聚集的优势，以备案通过的政府采购合同为基础，探索、创新、深化合同融资、合同担保等应用，为中小企业融资提供新的途径。建立以企业名称为索引的政府采购合同电子数据库，在确保安全的情况下，提供对政府采购合同企业主体信息的便捷高效查询。

（四）加强合同备案监管

破解备案制要求下加强政府合同备案管理的难题，要重点在“创新”上下功夫，创新监督检查方式，将合同备案管理纳入政府采购管理全过程监管内容，通过构建涵盖采购实施计划编制、计划备案、采购信息发布、合同公示、合同备案、履约验收、资金支付等政府采购管理全过程的动态监控体系，推进政府采购实施活动与采购合同备案相衔接，以合同备案串联备案合同与资金支付，切实提升对合同备案监管的针对性。加大对政府采购合同备案的监督检查力度，将合同备案作为政府采购监督管理工作的重要任务以及政府采购绩效考评的重要内容，对各单位合同备案检查情况及时通报，督促其不断提升合同备案的规范性。

（五）提升信息技术支撑

梳理信息化管理理念，结合合同备案管理手段和服务要求，充分运用信息化手段，借助区块链、云平台等技术，强化政府采购合同备案技术支撑。开发完善采购合同备案信息系统，搭建合同备案的“快速路”，实现政府采购合同备案线上办理。加强对备案合同信息全要素管理，实现各类报表自动汇总生成，满足监管部门和采购单位各种统计的需要。强化合同备案全过程电子化管理，推行全程管理留痕，确保合同备案各环节操作可查询、可追溯。从切实减轻采购单位工作量的角度出发，简化采购人备案的系统操作，优化用户体验和合同备案流程，对符合要求的实现系统自动备案，提高采购单位合同备案的便捷性。推进与公共资源交易平台、国库集中支付系统等的数据共享，实现政府采购项目合同一次备案、多处共享共用。

   作者：郑智杰

   作者单位：河南省财政厅信息化管理办公室

   来源：《招标采购管理》